蕉府辦函〔2016〕31號

蕉嶺縣人民政府辦公室印發(fā)關(guān)于加強全縣各單位

檔案室安全管理工作意見的通知

各鎮(zhèn)人民政府,、縣府直屬各單位：

　　《關(guān)于加強全縣各單位檔案室安全管理工作的意見》業(yè)經(jīng)縣政府同意,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。執(zhí)行中遇到的問題,，請徑向縣檔案局反映。

蕉嶺縣人民政府辦公室

2016年6月20日

關(guān)于加強全縣各單位檔案室安全管理工作的意見

為深入貫徹落實中央和省,、市,、縣關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作相關(guān)文件精神，進一步加強檔案安全管理,，結(jié)合我縣實際,，現(xiàn)對加強全縣各單位檔案室安全管理工作提出以下意見：

一、納入規(guī)劃,、統(tǒng)籌安排

各單位應(yīng)高度重視檔案安全保管保護工作,，切實加強檔案室安全保管保護條件建設(shè)。各單位應(yīng)將檔案工作用房納入本單位辦公業(yè)務(wù)樓房新建（擴建,、改建）和裝修項目整體規(guī)劃,，按照實用、安全的原則,，充分滿足檔案工作用房面積充裕,、功能齊全、布局合理,、安全保密,、利用便捷的需要。

二,、制度建設(shè)要求

檔案室應(yīng)建立檔案保管,、統(tǒng)計、利用,、保密,、責(zé)任追究、應(yīng)急預(yù)案等工作規(guī)章與管理制度,，明確相關(guān)崗位和人員職責(zé),，切實做好檔案安全保管保護工作。

三,、檔案用房功能要求

檔案用房包括檔案庫房,、閱覽室和辦公室等。檔案室應(yīng)做到檔案庫房,、閱覽室,、辦公室“三分開”，布局合理,，便于工作,。條件不具備的單位，必須做到檔案庫房和閱覽室,、辦公室“兩分開”,，閱覽室與辦公室相對分開,。閱覽室應(yīng)有檔案利用、保密,、庫房管理等制度全文或內(nèi)容摘要上墻,。庫房內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放位置示意圖和箱柜指引卡。

四,、檔案用房布局要求

（一）檔案庫房,、閱覽室、辦公室應(yīng)相互鄰近,，不宜相隔太遠,。為便于安全管理，檔案庫房和閱檔室應(yīng)與其他檔案工作用房設(shè)在同一樓層,。

（二）檔案庫房應(yīng)避免西曬,，墻體要求光潔、平整,、不易生塵、堅固耐久,，具有隔熱,、防潮、防塵,、防火性能,。檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水,、火等存在安全隱患的場所,，鍋爐房、變配電室,、車庫等可能危及檔案安全的用房不宜毗鄰檔案庫房,。

五、檔案庫房建設(shè)要求

（一）面積要求,。檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,，留有存儲空間。庫房應(yīng)滿足單位現(xiàn)藏全部檔案和今后20年存儲需要,。

（二）樓面及荷載要求,。檔案庫房樓面應(yīng)光潔、平整,、耐磨,，不易生塵，樓面的構(gòu)造應(yīng)設(shè)有可靠的防潮層,。庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求,。根據(jù)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部,、國家檔案局關(guān)于《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5kN/㎡,采用密集架時,，不應(yīng)小于12kN/㎡,。如果安裝密集架時，樓面承載能力不能滿足以上要求的,，必須進行安全加固處理,。

（三）庫房門窗要求。檔案庫房門窗既要便于通風(fēng),，又要便于密閉,。庫房門應(yīng)具備防火防盜功能，門與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm,，宜采用金屬防盜門,，且門的防火等級為甲級；庫房面積大的,，應(yīng)設(shè)兩個門,。檔案庫房外門、外窗均應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護措施,。

六,、檔案安全防護要求

各單位應(yīng)建立健全人防、物防,、技防三位一體的檔案安全防范體系,，切實采取防盜、防火,、防震,、防潮、防高溫,、防霉,、防蟲、防鼠,、防磁,、防泄秘、防病毒等措施,，確保檔案的絕對安全,。

（一）防盜：檔案庫房、箱,、柜門應(yīng)及時上鎖,。離開庫房應(yīng)及時關(guān)燈、關(guān)門,、關(guān)窗,。有條件的應(yīng)安裝視頻監(jiān)控及門禁系統(tǒng),。

（二）防火：檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁設(shè)置明火設(shè)施。用電線路必須安全規(guī)范,。檔案庫房應(yīng)配備火災(zāi)報警和消防滅火系統(tǒng),，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙,。檔案庫房內(nèi)的消防滅火系統(tǒng)應(yīng)使用對檔案無害的氣體滅火材料或使用細水霧滅火系統(tǒng),，檔案閱覽室和辦公室等其他區(qū)域應(yīng)使用對人員無害的滅火材料，并且盡量降低對電子設(shè)備的損害,。檔案用房裝修設(shè)計應(yīng)符合《建筑內(nèi)部裝修設(shè)計防火規(guī)范》GB50222的有關(guān)規(guī)定,，裝修材料的耐火極限要滿足檔案用房的實際防火需求。

（三）防震：檔案用房應(yīng)避免設(shè)在結(jié)構(gòu)剛度突變的薄弱樓層,，其所在建筑的抗震設(shè)計應(yīng)符合《建筑抗震設(shè)計規(guī)范》GB50011的規(guī)定,。

（四）防潮、防高溫：檔案庫房應(yīng)有獨立的溫濕度環(huán)境,。庫房溫度控制在14～24℃,，每晝夜波動幅度不大于±2℃；相對濕度控制在45%～60%之間,，每晝夜波動幅度不大于±5%,。庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度儀，應(yīng)配備空調(diào),、除濕機等調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備。當(dāng)溫濕度超過標(biāo)準(zhǔn)時必須采取措施使之符合要求,。

（五）防蟲,、防霉：檔案進庫前宜作消毒處理。檔案箱柜內(nèi)應(yīng)放置中草藥防蟲防霉產(chǎn)品,，并定期更換,。有條件的可配備庫房空氣凈化系統(tǒng)、低溫冷凍殺蟲或真空充氮殺蟲設(shè)備,。禁止在檔案庫房內(nèi)種養(yǎng)花草,。

（六）防鼠：庫房門要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗,。管道通過庫房墻面或樓,、地面處均應(yīng)用不燃或難燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護措施,。

（七）防磁：計算機磁帶,、錄像帶、錄音帶等磁性載體

檔案的貯存與保護應(yīng)符合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》DA/T 15的規(guī)定,。

（八）防泄密：切實做好檔案實體,、信息及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密防范工作,。嚴(yán)禁把涉密文件、檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上,。做好檔案信息系統(tǒng)安全等級保護和分級保護工作,。加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理,，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求,，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過程中失泄密,。

（九）防病毒：切實做好檔案數(shù)據(jù)整理與遷移過程中的防病毒工作,，積極采取異地異質(zhì)備份措施，確保檔案數(shù)據(jù)資源的安全有效,。

七,、檔案裝具及設(shè)備要求

（一）檔案柜、架應(yīng)牢固耐用,、數(shù)量充足,，并符合《檔案裝具》DA/T 17的規(guī)定。

（二）檔案柜,、架安裝要求：主通道凈寬不應(yīng)小于1.0m，兩行間凈寬不應(yīng)小于0.80m,，頂端部與墻的間隔不應(yīng)小于0.60m,。庫房內(nèi)柜、架應(yīng)成行垂直于有窗的墻面,，外墻采光窗宜與檔案柜,、架間的通道相對應(yīng)，當(dāng)無窗時應(yīng)與管道通風(fēng)孔開口方向相對應(yīng),。

（三）卷皮,、檔案盒的印制使用應(yīng)符合《無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱》DA/T 24的規(guī)定,。為保證質(zhì)量,，必須采用檔案部門統(tǒng)一印制或推薦的檔案卷皮（盒）。

（四）錄音,、錄像,、唱片、軟盤,、X光片,、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)配備防磁柜或恒溫恒濕柜,，并按規(guī)定定期進行安全質(zhì)量檢查,。

（五）檔案室應(yīng)配備檔案工作專用,、較高配置的計算機、打印機,、復(fù)印機,、掃描儀、光盤刻錄機,、數(shù)碼照相機,、網(wǎng)絡(luò)及存儲設(shè)備等。

八,、檔案信息化建設(shè)要求

（一）電子檔案管理要求,。各單位開發(fā)或采購檔案管理軟件，應(yīng)符合國家檔案局印發(fā)的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》,。在建立和完善辦公自動化系統(tǒng)時,，應(yīng)按照中辦、國辦印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》要求,，對單位電子文件管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃,，并在辦公自動化系統(tǒng)中充分滿足電子文件歸檔與管理的功能需求，實現(xiàn)文檔一體化管理,。按照國家檔案局印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》或《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》要求,，進一步提升數(shù)字檔案資源的管理和利用效能。

（二）檔案數(shù)字化要求,。各單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工處理應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T 31的規(guī)定,，檔案移交單位還應(yīng)滿足同級國家綜合檔案館的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。各單位將檔案委托外包機構(gòu)進行數(shù)字化加工時,，應(yīng)符合國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求,。